地域包括支援センターの相談記録をAIで｜委託元へ出す統計までを一続きに

委託元に出す統計は、何を根拠に求められているのか

介護保険法第115条の46は、地域包括支援センターの設置者に、自ら事業の質の評価を行うことを求め（第4項）、市町村に、定期的に事業の実施状況の評価を行うことを求めています（第9項）。月次や年次の統計の提出は、この評価の材料として、委託元の市町村が求めているものです。

全国で統一して使う評価指標は、厚生労働省老健局振興課長通知（平成30年7月4日、老振発0704第1号）で示されました。総合相談支援業務のセンター向け指標には、相談に関する4つの項目があります。

• 終結条件。相談事例の終結条件を、市町村と共有しているか。
• 分類方法。相談事例の分類方法を、市町村と共有しているか。
• 件数。1年間の相談事例の件数を、市町村に報告しているか。
• 家族介護者。家族介護者からの相談について、相談件数や相談内容を記録等に残して取りまとめているか。

同じ通知の留意点には、終結条件の例として、相談者の主訴が解決した場合、適切な機関につなぎ引き継ぎが確認された場合、後見人が選任された場合、虐待の解消と再燃リスクの消失が確認された場合が挙げられています。分類の方法は、相談内容の類型化や経年分析など、整理手法は問わないとされています。データまたは紙面で整備されていれば、指標を満たすものとして扱われます。

ここで注意が要るのは、この指標が平成30年の通知のものだという点です。その後、評価指標は見直されています。現行の項目と、月次で出す様式は、委託元の市町村から受け取ったものを正としてください。この記事では、様式そのものには踏み込みません。

記録の入口を、選ぶ欄と書く欄の2層にする

二度手間をなくす方法は単純で、相談記録を2層に分けます。上の層は、選ぶ欄です。ここは文章を書かず、決めた選択肢から選びます。下の層は、書く欄です。経過を文章で残します。月次の統計は、上の層だけから出します。

選ぶ欄に何を置くかは、上の4項目から逆算できます。委託元と分類表、終結条件を決めてから、次の欄を作ります。欄の名前と選択肢は例なので、委託元の様式に合わせて入れ替えてください。

書く欄は自由に書いてよい欄ですが、選ぶ欄と食い違う内容は書かないようにします。分類が権利擁護なのに、経過に介護予防の話しか出てこない、というずれが起きると、月末に読み直しが戻ってきます。

AIに任せる仕事と、任せない仕事

AIに向いているのは、職員が電話や面談の合間に残した断片的なメモを、経過の文章に整える作業です。逆に、件数を数える作業と、相談を終結にするかどうかの判断は向いていません。

数えることを避けたい理由は、文章を生成するAIは、数え間違いを自然な文章で返すからです。件数は、選ぶ欄を表計算に入れて、ピボットテーブルや関数で数えます。AIに任せるのは、数えた結果を月次報告の文章に整える段階までです。

終結の判断を人に残す理由は、上で見たとおり、終結条件には、引き継ぎが確認されたことや、虐待の再燃リスクが消えたことなど、人が確認してはじめて言える内容が含まれているからです。AIが終結の文案を出したとしても、確認した人の名前で、選ぶ欄に入れます。

相談内容をAIに入れる前に、決める3つ

個人情報保護委員会は、令和5年6月2日の「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」で、個人情報取扱事業者に次の2点を求めています。個人情報を含むプロンプトを入力する時は、特定された利用目的の達成に必要な範囲内かを十分に確認すること。あらかじめ本人の同意なく個人データを含むプロンプトを入力し、その個人データが応答の出力以外の目的で取り扱われる場合は、個人情報保護法に違反する可能性があるため、提供事業者が個人データを機械学習に利用しないことなどを十分に確認すること。行政機関等には、これと同趣旨の注意点が別に示されています。市町村直営のセンターは、こちらの扱いになります。

さらに法第115条の46第8項は、設置者、その役員、職員、これらの職にあった者に、業務で知り得た秘密を正当な理由なく漏らさないことを求めています。この2つを踏まえて、AIに相談内容を入れる前に、次の3つを決めます。

• 入れてよい範囲。氏名、住所、生年月日、電話番号など、本人が分かる情報を外して入れるのか、そもそも入れないのかを決める。外した後も、細かな経過で本人が分かることがあるため、外せば足りるとは考えない。
• 使ってよいサービス。入力した内容が機械学習に使われないか、利用規約と設定で確かめたものに限る。個人用の無料アカウントは使わない。
• 委託元への確認。委託契約と、委託元の個人情報の取扱方針に、生成AIの利用について定めがあるかを見る。無ければ、使う前に委託元へ文書で確かめる。

この3つが決まらないうちは、記録の文章を整える部分も、人が手で行います。選ぶ欄と表計算の集計は、AIを使わなくても成り立つので、そこから先に始められます。

月末の統計は、どう流せばよいか

月末の作業は、記録を読み直す作業から、表を確かめる作業に変わります。順番は次のとおりです。

1. 選ぶ欄に、空欄と選択肢の外の入力が無いかを確かめる。
2. 相談日で当月を絞り、表計算で件数を数える。
3. 相談内容の分類別、相談者の区分別に集計する。家族介護者からの相談は、区分から取り出す。
4. 終結した事例の理由が、共有した終結条件のどれかに当てはまっているかを、管理者が見る。
5. 委託元の様式に数字を写し、数字の説明文を整える。説明文の整えにAIを使う場合は、数字と分類名だけを渡し、個別の相談の経過は渡さない。

数字を写した後に、集計表の合計と様式の合計が一致しているかを、人が見ます。AIが整えた説明文の数字が、集計表と同じかも見ます。この2か所の突き合わせは、手順から外さないでください。

止まりやすい場面

• 分類表が職員ごとに違う。同じ相談が、人によって別の分類になる。委託元と共有した分類表を1枚にして、記録の画面の隣に置く。
• 継続のまま残る事例が増える。終結の条件を満たしたかを、月末に管理者が1件ずつ見る時間を取る。取れない場合は、継続中の事例の一覧を毎月管理者に回す。
• 選ぶ欄が増えすぎる。統計に使わない欄は、選ぶ欄に置かず、書く欄に回す。使う欄は、上の表の5つから始める。
• AIの整えた文章をそのまま保存する。事実と違う内容が混ざることがあるため、職員が元のメモと見比べてから保存する。

まとめ

委託元に出す統計は、介護保険法に基づく事業評価の材料で、相談の分類、終結条件、件数、家族介護者の相談が、全国で統一した指標に入っています。記録を選ぶ欄と書く欄に分ければ、統計は選ぶ欄から表計算で出せます。AIの出番は、書く欄の整えと、数字の説明文の整えです。

最初に着手するのは、委託元との確認です。現行の分類表と終結条件、月次の様式、生成AIの利用に関する取扱いの3つを、書面で受け取ってください。そのあとに、選ぶ欄の5つを作ります。

出典

• 厚生労働省老健局振興課長通知「地域包括支援センターの事業評価を通じた機能強化について」（平成30年7月4日、老振発0704第1号、社会保障審議会介護保険部会第74回資料4）https://www.mhlw.go.jp/content/12301000/001545216.pdf
• 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（令和5年6月2日）https://www.ppc.go.jp/files/pdf/230602_alert_generative_AI_service.pdf
• 介護保険法（平成9年法律第123号）第115条の46（e-Gov法令検索）https://laws.e-gov.go.jp/law/409AC0000000123

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最終更新：2026-11-03