なぜAIで記録が速くなるのか
AIが得意なのは「書く・まとめる・整える」こと。職員が残した短いメモやキーワードから、記録として成立する文章の下書きを一瞬で作れます。音声入力と組み合わせれば、「話す→AIが整える→人が確認」の流れで、キーボードに向かう時間そのものを減らせます。
自社の福祉施設で実証
当社の自社運営施設では、支援記録の入力・整理・検索が約8時間 → 約1時間になりました（自社運用の棚卸しに基づく試算・目安。規模・運用により変動します）。
記録をAIで軽くする5ステップ
- メモは箇条書きでOKにする：きれいな文章は目指さない。事実のキーワードだけ残す
- 音声入力で「話して」残す：スマホ／タブレットの音声入力で、その場で吹き込む
- AIに整えてもらう：下のプロンプトで、ですます調の記録文に変換
- 人が確認・修正する：事実と合っているか、職員が必ずチェックして確定
- 型を保存して使い回す：うまくいったプロンプトを施設の「ひな型」として共有
「うちの記録フローに合うか」を、無料で一緒に確認します。
▶ LINEで無料相談そのまま使えるプロンプト例
コツは「①役割（何の文書か）②形式（文体・字数）③ルール（推測しない等）④記号化した素材」の4点を渡すことです。固有名詞は記号に置き換えてから入力します。
1. 支援記録の下書き
メモ：〔朝食8割／午前 散歩15分・笑顔多い／服薬確認済／昼から傾眠〕」
2. ご家族への連絡文・お便り
要点：〔今週は食欲良好／レク（書道）に積極参加／来週は通院（内科・定期）予定〕」
3. ヒヤリハット・事故報告のたたき台
事実：〔A様、14:30 居室前の廊下で滑りかけた／床に水滴／介助者Bがすぐ支えた／転倒なし／その後バイタル異常なし〕」
4. 会議の議事録＋やることリスト
メモ：〔…（録音の文字起こしを貼り付け）…〕」
個人情報の安全な使い方（3原則）
- 氏名・事業所名などはそのまま入力しない（記号化＝A様・B事業所）
- AIの文章は下書き。本人・家族の意向は本人の言葉のまま残す
- 最終判断は必ず人が行う
あわせて、事業所として使うAIは入力を学習に使わない設定／法人向けプランを選ぶとより安心です。設定が不安な場合は、無料相談でお手伝いします。
よくある失敗と対策
よくある質問
- AIで書いた記録をそのまま使ってよいですか？
- いいえ。下書きとして扱い、事実と合っているかを職員が必ず確認・修正してから確定してください。
- 利用者の名前をAIに入力しても大丈夫ですか？
- そのままの入力は避け、A様・B様のように記号化してから入力します。出力後に施設側で正しい名前へ戻すのが安全です。
- どのくらい時間が短くなりますか？
- 記録の粒度や運用によりますが、当社の自社運営施設では支援記録が約8時間→約1時間（試算・目安）に短縮できました。
記録と申し送りは、投資判断のいちばん分かりやすい入口です。職員1人が1日15分を記録に取られているなら、20人規模で月100時間。そこが何割減るかが判断材料になります。
費用は開示しています。AI活用診断は0円、1Dayワークショップは49,800円で初月の顧問料に全額充当。継続のAI伴走顧問は GUIDE 月5.5万円、BUILD 月10万円、PARTNER 月20万円です。記録・申し送りを面で軽くするならBUILDが基準線になります。
失敗する施設には共通点があります。全員に一斉導入する、記録のルールを決めずにツールだけ入れる、続ける担当を決めない。この3つを避けるだけで定着率が変わります。
理事会や法人本部への説明は、こう置くと通りやすいです。まず1部署2〜3名で1か月試し、削減できた時間を実測してから全体に広げる。初期費用0円で始められ、合わないと分かった時点で止められる。
御施設の記録フローに合わせて、いっしょに組み立てます
「どの記録から・どう始めるか」を無料で整理します。お役立ち資料も公式LINEでお渡し中。
▶ 公式LINEで無料相談するLINEをお使いでない場合は メールでのお問い合わせでも承ります