福祉施設の会議録・法定委員会の議事録をAIで作る手順
― 録音から配布まで ―

なぜ議事録こそAIに任せやすいのか

議事録づくりの正体は、「話し言葉を、決まった型に流し込む」作業です。①録音を文字にする、②雑談やくり返しを除いて要点を残す、③「議題・審議内容・決定事項・担当・期限」の型に整える。この3つはどれもAIの得意分野で、しかも会議の中身そのものを変えずに済むため、現場がいちばん導入しやすいAI活用の入り口です。

一方で、議事録は「言った・言わない」を確定させる記録でもあります。だからこそ、この記事の手順は一貫してAIは下書きまで、確定は人という形にしています。

自社の福祉施設で実証

当社の自社運営施設では、会議メモ・記録・書類仕事をAIに載せ替えた結果、毎月の定常事務が約35時間 → 約3時間（約9割減）になりました（自社運用の棚卸しに基づく試算・目安。規模・運用により変動します）。議事録は「会議のたびに必ず発生する」仕事なので、型を1回作れば毎回効きます。

録音から配布までの5ステップ

1. 会議の冒頭で録音を始める：スマホ・ICレコーダーでOK。録音することを出席者に伝えてから始める（あとで消す運用も決めておく）
2. 文字起こしをする：スマホ・PCの音声文字起こし機能や文字起こしツールでテキスト化。精度は完璧でなくてよい（AIが整えるため）
3. 固有名詞を記号化する：利用者はA様・B様、職員は職員A・Bに置き換えてからAIに渡す（→安全な使い方）
4. AIで議事録の下書きを作る：下のプロンプトで「議題・審議・決定・担当・期限」の型に整形。あわせてやることリストも抽出
5. 人が確認して確定し、配布・保存する：司会か記録係が事実確認・修正 → 記号を正しい名前に戻す → 出席者へ共有し、施設のルールに沿って保存

ポイントは、録音と文字起こしの精度を追い込みすぎないことです。多少誤変換があっても、AIが文脈から整えてくれます。人の時間は「書く」ではなく「確認する」に使います。

法定委員会の議事録で押さえるポイント

虐待防止、身体拘束適正化、感染対策、事故防止（安全対策）など、福祉施設には運営基準にもとづいて開催・記録が求められる委員会があります。どの委員会が必要か・どの頻度かはサービス種別や改定によって異なるため、ここでは断定せず、自施設の運営基準と指定権者（自治体）の最新案内で確認してください。そのうえで、議事録として共通して押さえたいのは次の点です。

• 開催日時・出席者（職種）・欠席者が明記されているか
• 議題ごとに「審議した内容」と「決定した事項」が分けて書かれているか
• 決定事項に「誰が・いつまでに」（担当・期限）が付いているか
• 前回の決定事項のふり返り（実施状況）が記録されているか
• 欠席者を含む職員への周知方法と、保存場所・保存期間が決まっているか

AIに議事録を作らせるときも、この5点をそのまま出力の型として指定するのがコツです。監査・実地指導では「開いたこと」だけでなく「審議し、決定し、周知し、ふり返ったこと」が記録で確認されます。型に組み込んでしまえば、毎回自然に揃います。

そのまま使えるプロンプト例

コツは「①何の会議か ②出力の型 ③ルール（発言を創作しない等）④記号化した文字起こし」の4点を渡すことです。議事録では特に「なかった発言を作らない」の指示が効きます。

1. 職員会議の議事録

2. 法定委員会（虐待防止・身体拘束適正化など）の議事録

3. 決定事項とやることリストの抽出

4. 欠席者・全職員向けの周知文

5. ケース会議の記録（支援方針の整理）

個人情報の安全な使い方（3原則）

会議の録音・文字起こしには、利用者の氏名・心身の状態・家族の事情がそのまま入っています。議事録こそ「うっかり入力」が起きやすい場面です。次の3原則を徹底してください。これは私たち自身が現場で守っているルールです。

あわせて、事業所として使うAIは入力を学習に使わない設定／法人向けプランを選ぶとより安心です。録音データの保存・削除ルールづくりも含め、無料相談でお手伝いします。

よくある失敗と対策

よくある質問

AIが作った議事録をそのまま確定してよいですか？

いいえ。下書きとして扱い、発言の趣旨・決定事項・数値が事実と合っているかを出席者が必ず確認・修正してから確定してください。特に法定委員会の議事録は監査・実地指導で確認される記録です。

会議の録音に利用者の名前が入っていても大丈夫ですか？

文字起こしをAIに渡す前に、A様・職員Bのように記号化してください。録音データそのものを外部のAIサービスへ安易にアップロードしない運用も大切です。

どのくらい時間が短くなりますか？

会議の長さや運用によりますが、清書作業が確認・修正中心に変わるため大きく圧縮できます。当社の自社運営施設でも、記録・書類全般で毎月の定常事務が約35時間→約3時間（試算・目安）になりました。