障害福祉のモニタリング記録をAIで｜サビ管が月末に詰まらない書き方の型

モニタリングについて、運営基準は何を求めているか

障害福祉サービスの運営基準（平成18年厚生労働省令第171号）の第58条は、サービス管理責任者に、個別支援計画を作った後、その実施状況を把握することを求めています。条文はこれをモニタリングと呼び、利用者についての継続的なアセスメントを含むと定めています。そのうえで、少なくとも6月に1回以上、計画の見直しを行い、必要に応じて計画を変更するとしています（第9項）。

進め方は第10項にあります。利用者と家族等との連絡を継続的に行うこと。特段の事情のない限り、定期的に利用者に面接すること。定期的にモニタリングの結果を記録すること。結果の記録は、条文に書かれた義務の1つです。

見直しの頻度は、サービスによって違います。第58条は療養介護の条文で、他のサービスはこれを準用しています。自立訓練、就労移行支援、自立生活援助は、準用する時に6月を3月と読み替えています。児童発達支援は、児童福祉法に基づく指定通所支援の運営基準（平成24年厚生労働省令第15号）の第27条に同じ仕組みがあり、面接の相手は通所給付決定保護者と障害児です。

表に無いサービスは、そのサービスの章にある準用の条文で、頻度を確かめてください。なお、相談支援専門員が行う計画相談支援のモニタリングは、サービス等利用計画についての別の仕事です。この記事で扱うのは、サビ管と児発管が個別支援計画について行うモニタリングです。

月末に詰まるのは、どこで時間を使っているからか

月末に残業になる場面を分けてみると、時間が消えている場所は3つあります。

• 材料探し。数か月分の日々の記録を開き、目標に関係する記述を拾い直している。記録を書いた支援員が目標を知らないと、拾える記述そのものが少ない。
• 期限の重なり。利用を始めた時期が近い利用者は、見直しの期限も近くなる。同じ月に何人分も重なる。
• 面接の言葉が残っていない。面接で本人や家族が話したことをその日に書いておらず、月末に思い出しながら書いている。

AIで速くなるのは、1つ目の材料探しのうち、拾った記述を読める文章に束ねる部分です。2つ目と3つ目は、AIを入れても変わりません。段取りと、面接の日の書き方で解きます。

1人分の記録は、目標ごとに4つの欄で書く

型は、計画の目標1つにつき、次の4つの欄を持たせます。目標が3つある利用者なら、4つの欄が3組並びます。

• 計画の目標。個別支援計画に書いた文言を、そのまま写す。言い換えない。
• 期間中の様子。日々の記録から、この目標に関係する出来事を拾ってまとめる。AIに下書きさせるのは、この欄だけにする。
• 本人と家族の言葉。面接で本人や家族が話したことを、話した言葉に近い形で書く。AIに整えさせない。
• サビ管の評価と次の判断。目標に近づいたか、計画を続けるか変えるかを、サビ管が自分の言葉で書く。

欄を4つに分けるのは、書いた人と出どころを分けるためです。期間中の様子は、AIの下書きを職員が確かめた欄。本人と家族の言葉は、面接の記録。評価は、サビ管の判断。後から計画の変更の理由を聞かれた時に、どの欄を見せればよいかが決まっています。

本人と家族の言葉の欄を独立させておくと、意向が変わってきたことにも気づきやすくなります。前回の記録の同じ欄と並べて読めば、言葉の変化がそのまま見えます。

日々の記録に、目標の番号を付けておく

期間中の様子の欄を月末に短い時間で埋められるかは、日々の記録で決まります。支援員にお願いすることは1つで、記録の頭に、その出来事が計画のどの目標に関係するかの番号を付けてもらいます。

目標が3つある利用者なら、記録の先頭に1、2、3のどれかを書き、どれにも当たらなければ番号を付けません。記録ソフトにタグや分類の欄があれば、そこを使います。無ければ、記録の1行目に番号を書く決まりにします。

番号を付けるには、支援員が利用者の目標を知っている必要があります。計画を交付した時に、目標の一覧を担当の支援員にも回しておきます。番号の付け間違いは月末に直せますが、番号の無い記録は、月末に頭から読み直すことになります。

• 番号は出来事ごとに付ける。1日の記録に複数の出来事があれば、出来事ごとに番号を付ける。
• できなかった日も書く。目標に向けた支援をしたが、うまくいかなかった日の記録にも番号を付ける。評価の材料として、できた日と同じくらい大事になる。
• 目標が変わったら一覧を配り直す。計画を変更した時は、新しい目標の一覧を支援員に回し、番号の振り方を合わせる。

AIに頼むのは、束ねた記録を下書きにするところまで

月末には、番号で絞った記録を目標ごとに集め、AIに渡して期間中の様子の下書きを作らせます。頼む時は、次の4つの条件を指示に入れます。

1. 渡した記録に書かれていることだけで書く。記録に無い出来事や気持ちを足さない。
2. できたこと、できなかったこと、変化が見えないことを分けて書く。
3. 日付の分かる出来事は、日付を残す。
4. 目標に届いたかどうかの評価は書かない。

4つ目の条件を入れるのは、評価がサビ管の仕事だからです。AIは、記録に無い前向きな評価を、自然な文章で足すことがあります。下書きを受け取ったら、サビ管か記録を書いた支援員が、元の記録と見比べてから期間中の様子の欄に貼ります。

入力の前に、法人として決めておくことがあります。個人情報保護委員会は、令和5年6月2日の「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」で、個人情報取扱事業者に次の2点を求めています。個人情報を含むプロンプトを入力する時は、特定された利用目的の達成に必要な範囲内かを十分に確認すること。あらかじめ本人の同意なく個人データを含むプロンプトを入力し、その個人データが応答の出力以外の目的で取り扱われる場合は、個人情報保護法に違反する可能性があるため、提供事業者が個人データを機械学習に利用しないことなどを十分に確認すること。

この2点を踏まえて、氏名などを外して入れるのか、どのサービスを使ってよいのか、入力した内容が学習に使われない設定になっているかを、使い始める前に法人で決めて文書にします。氏名を外しても、細かな経過から本人が分かることがあるので、外せば足りるとは考えません。決まるまでは、番号で束ねる段階までを人の手で行い、下書きは作らせません。番号で束ねるだけでも、材料探しの時間は減ります。

計画を変える時は、会議から交付までやり直す

評価の結果、計画を続けるなら、評価と続ける理由を記録に残して終わります。計画を変える場合は、記録を書いただけでは終わりません。第58条第11項は、計画の変更について、作成の時の第2項から第8項までを準用しています。アセスメント、原案の作成、計画の作成に係る会議、利用者または家族への説明と文書による同意、利用者と相談支援事業者等への交付を、変更の時にもう一度行います。児童発達支援では、第27条第10項が同じ仕組みです。

月末に追われていると、変更の手続きを避けて、続けると書きたくなります。変えるべき計画を続けることは、手間を減らす方法として選ばないでください。変更に会議と同意が要ることを前提に、変更になりそうな利用者は、期限より早い時期に分かるように段取りを組みます。

期間中の様子の欄で、できなかった日の記録が続いている目標は、変更の候補として早めに印を付けておきます。面接の前に分かっていれば、面接の場で本人の意向を確かめ、そのまま会議の日程の相談まで進められます。

期限を月末に寄せないための段取り

期限の重なりは、AIでは解けません。次の3つで、月末に集まる仕事を月の中に散らします。

• 期限の一覧を作る。利用者ごとに、前回の見直しの日と、次の見直しの期限を表計算で一覧にする。期限の早い順に並べ、毎月の初めに今月と来月の分を見る。
• 期限より前に動く。条文は、少なくとも6月に1回以上（サービスによっては3月に1回以上）としている。期限より早く見直す分には、条文の求めを下回らない。同じ月に重なる利用者は、前の月に回す。
• 面接の日に、言葉の欄だけは書く。面接の日のうちに、本人と家族の言葉の欄を埋める。期間中の様子の下書きと評価は、面接の翌週に書く。

面接の日を月の中で週ごとに割り振っておくと、1週間に書く人数が決まり、月末に残る仕事は、変更の手続きが要る利用者の分に絞られます。

期限の一覧は、サビ管が1人で持つと、休んだ時に止まります。管理者にも同じ一覧を見られるようにしておき、期限が近いのに面接の日が決まっていない利用者がいないかを、月の初めに2人で確かめます。

まとめ

モニタリングは、運営基準に、定期的な面接と結果の記録が書かれた仕事です。月末に詰まる原因は、材料探し、期限の重なり、面接の言葉が残っていないことの3つで、AIが速くできるのは、番号で束ねた記録を下書きにする部分です。評価と、計画を続けるか変えるかの判断は、サビ管が書きます。

最初に着手するのは、利用者ごとの目標の一覧を支援員に回し、日々の記録に目標の番号を付けてもらうことです。AIを使うかどうかは、法人で入力の決まりを作ってから決めても間に合います。計画そのものにAIを使う時の線の引き方は、個別支援計画にAIを使う時につまずく所にまとめています。

出典

• 障害者の日常生活及び社会生活を総合的に支援するための法律に基づく指定障害福祉サービスの事業等の人員、設備及び運営に関する基準（平成18年厚生労働省令第171号）第58条ほか（e-Gov法令検索）https://laws.e-gov.go.jp/law/418M60000100171
• 児童福祉法に基づく指定通所支援の事業等の人員、設備及び運営に関する基準（平成24年厚生労働省令第15号）第27条（e-Gov法令検索）https://laws.e-gov.go.jp/law/424M60000100015
• 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（令和5年6月2日）https://www.ppc.go.jp/files/pdf/230602_alert_generative_AI_service.pdf

福祉のAI導入とDX推進を、進める順番・費用・支援先の選び方まで1ページにまとめています。福祉のAI導入・DX推進ガイド

最終更新：2026-11-04