職員1人の離職にいくらかかるか
― 採用コストから逆算して、AI投資の上限を先に決める ―

なぜこの計算から始めるのか

AI導入の稟議が理事会で止まる理由は、たいてい同じです。「で、いくら儲かるの」に答えられない。記録の時間が減っても、それが何円なのかが示せません。

そこで順番を変えます。効果から積み上げるのではなく、いま出ている損から引き算するやり方です。福祉の施設で一番大きく、一番説明しやすい損は離職です。1人辞めるといくらかかるかが出せれば、「その金額までなら投資しても損はしない」という上限が決まります。

離職1人あたりのコストを4つに分けて出す

空欄に自施設の数字を入れてください。経理と人事に聞けば、ほとんどその日のうちに埋まります。

ここで大事なのは2番と4番を必ず入れることです。採用費だけで話すと金額が小さく見えます。実際に効いているのは、欠員の間に他の職員が被っている負担と、管理職が採用に取られている時間です。この2つは表に出ないので、意識して数えてください。

投資の上限が決まる

合計が出たら、判断は単純になります。

• 年に1人、離職を減らせるなら＝その金額が、年間のAI投資の上限。
• 年に2人なら＝倍。
• この上限を超える提案は、離職以外の効果（加算の算定、稼働率、残業代そのものの削減）で説明する必要があります。

たとえば計算した結果が年間で顧問料を上回るなら、「離職を1人減らせれば元が取れます」という1行が稟議書に書けます。理事会で通る書き方についてはAI導入の稟議が理事会で通らない理由にまとめました。

ここで嘘をつかないための注意

正直に書きます。AIを入れれば離職が減る、とは言えません。離職の理由は人間関係や賃金や家庭の事情が大きく、記録の時間だけで決まるものではないからです。

言えるのは、経路がひとつあるということです。記録と書類の時間が減る → 残業が減る → 辞める理由のうち1つが小さくなる。この経路が自分の施設で効くかどうかは、退職者の面談で何が語られているかを見れば見当がつきます。「業務量」「残業」「持ち帰り」が出てくるなら効く可能性があり、「人間関係」ばかりならAIでは動きません。

だから提案する側としては、離職コストは投資の上限を決める道具であって、効果の保証ではないとお伝えしています。効果は導入後に測ります。3ヶ月後に何を見て続けるか止めるかを決めるかは、契約前に決めておくのが健全です。

3ヶ月後に見る指標

1. 対象業務にかかっている時間。導入前に1週間だけ実測しておきます。これをやらないと後で比べられません。
2. 残業時間。部署単位の月合計で見ます。
3. 職員が実際に使った回数。使われていない仕組みは、効果以前の問題です。
4. 退職面談で業務量の話が出た回数。数は少ないですが、方向を見るには十分です。

1番の実測を導入前にやっておくことが、いちばん見落とされます。比較対象がないと、効果は永遠に証明できません。

よくある質問

離職コストの相場はいくらですか？

この記事では相場を出していません。求人広告費も人材紹介の手数料も施設によって大きく違い、他所の平均値を持ち込んでも理事会の説明には使えないためです。記事の表に自施設の数字を入れて計算してください。経理と人事に聞けば、その日のうちにほとんど埋まります。

AIを入れれば離職は減りますか？

減るとは言えません。離職の理由は人間関係や賃金や家庭の事情が大きく、記録の時間だけで決まるものではないからです。ただし、記録と書類の時間が減って残業が減れば、辞める理由のうち1つは小さくなります。退職面談で業務量や残業の話が出ているかどうかが、その経路が効くかの目安になります。

導入後の効果はどう測ればいいですか？

対象業務にかかっている時間を、導入前に1週間だけ実測しておいてください。これがないと後で比較できません。あとは部署単位の残業時間、職員が実際に使った回数、退職面談で業務量の話が出た回数の4つを3ヶ月後に見ます。

理事会にはどう説明すればいいですか？

離職1人あたりのコストを自施設の数字で出し、「年に1人減らせれば元が取れる」という形にすると通りやすくなります。効果を先に約束するのではなく、投資の上限を先に決めるという説明の順番が大事です。