国の確認文書を土台にして、3週間で準備を終える
運営指導の通知が届いたら、最初に何を確かめるか
通知が届いた日に確かめるのは、日時、準備すべき書類等、当日の進め方の3つです。介護保険の指導指針は、運営指導の対象を決めたときは、原則として運営指導実施日の1か月前までに文書で通知するとしています。通知に書かれる事項は、根拠規定と目的、日時と場所、指導担当者、出席者、準備すべき書類等、当日の進め方や流れの6つです。
障害福祉では、令和8年6月8日に新しい指導指針と集団指導・運営指導マニュアルが出され、平成26年の通知は廃止されました。新しい指針でも、通知は原則として実施予定日の1か月前までに文書で行い、当日のおおむねの流れをあらかじめ示すとしています。介護と障害の両方の事業を持つ法人は、どちらの指針に基づく通知かを最初に確かめてください。
1か月前に通知が来るなら、準備に使えるのは3週間です。残りの1週間は、当日の段取りの確認と、急な欠勤や行事との重なりに備える余白にします。通知に書かれた準備書類と、国の確認文書の一覧を突き合わせるところから始めます。
なお、虐待が疑われるなどの理由で、あらかじめ通知したのでは日常のサービス提供の状況を確かめられないと認められる場合は、通知は指導開始時に行うとされています。これは介護と障害の両方の指針にあります。
揃える書類は、どこまでで足りるのか
揃える範囲は、国が示した確認項目と確認文書に絞れます。介護の指導指針は、運営指導では確認項目以外の項目は特段の事情がない限り確認を行わず、確認文書以外の文書は原則求めないとしています。サービスの種類ごとの確認項目と確認文書は、運営指導マニュアルの別添に一覧があります。
書類の量には、国の指針で上限の目安がある
書類の量を決める決まりも、指針に書かれています。
| 決まり | 介護（指導指針 令和6年3月26日最終改正） | 障害福祉（指導指針 令和8年6月8日） |
|---|---|---|
| 書類の期間 | 原則として、前年度から直近の実績に係るもの | 原則として運営指導の前年度から直近の実績に係る書類 |
| 部数 | 事前または当日に求める資料と写しは1部 | 事前または当日に求める資料の部数は1部 |
| 出し直し | 新規指定時、指定更新時、変更時に出したものなど、自治体が持っている文書は再提出を求めない | 自治体が既に保有している文書は再提出を求めない |
| 電子の記録 | ディスプレイ上で確認し、印刷した書類の準備や提出は求めない | パソコン画面上で書類を確認する等の配慮に留意する |
| 利用者の記録 | 特に必要と判断する場合を除き、原則として3名以内（居宅介護支援は介護支援専門員1人あたり1名から2名） | 特に必要と判断する場合を除き、原則として3名以内 |
| オンライン | 実地でなくても確認できる内容は、情報セキュリティの確保を前提にオンライン等を活用できる | 同じ趣旨の定めがある |
もう一つ、確認文書の一覧の冒頭には、例示された文書のうち1つで目的が達せられるなら複数を求める必要はないこと、例示されていても運営基準に明記されていないものは、提出が無くても基準違反にはならないことが書かれています。一覧の全部の欄を新しく作る必要はありません。
ただし、マニュアルは、事業者が守るべき法令は確認項目と確認文書で取り上げた内容だけではないとも書いています。範囲を絞るのは当日の準備の話で、日々の運営の基準が軽くなるわけではありません。
3週間で、誰が何を進めればよいか
3週間は、1週目で一覧と担当を決め、2週目で抜けを埋め、3週目で当日の受け答えをそろえる、という分け方にします。理事長と施設長が決めるのは、1週目の担当の割り振りと、2週目に出てきた不備の扱いです。次の表は、通知の翌日から数えた段取りの例です。
準備は3週間で区切り、最後の1週間は余白にする
- 通知が届く窓口を1人に決める日時、準備書類、当日の進め方を確かめる
- 1週目資料一覧と担当を決める各行に担当者と保管場所を書き込む
- 2週目抜けと食い違いを洗い出す不備の扱いは施設長が決める
- 3週目想定問答で読み合わせ答える人が書類を開くところまでやる
- 残りの1週間は、当日の流れと画面で見せる準備の確認、急な欠勤への備え
- 当日運営指導
| 時期 | 法人で決めること | 担当の例 | AIでやること |
|---|---|---|---|
| 1週目の前半 | 窓口になる1人と、当日の出席者を決める | 理事長、施設長 | 通知文と確認文書の一覧から、資料一覧の表の下書きを作る |
| 1週目の後半 | 資料一覧の各行に担当者と保管場所を書き込む | 事務長 | 担当者ごとの依頼文を作る |
| 2週目 | 集まった書類の抜けと、記載の食い違いを洗い出す。不備の扱いを決める | 事務長、各担当 | 書類の題名と日付の一覧を、確認項目と突き合わせる。運営規程と重要事項説明書の記載の違いを探す |
| 3週目 | 想定問答で読み合わせをし、答える人を決める | 施設長、各担当 | 確認項目から想定問答の下書きを作る |
| 残りの1週間 | 当日の流れ、部屋、画面で見せる準備を確かめる | 事務長 | 当日の進行表を作る |
1週目に窓口を1人に決めないと、担当ごとに自治体へ問い合わせが行き、答えがばらつきます。通知に書かれた準備書類で分からない点は、窓口から指導担当者にまとめて確かめます。
2週目に不備が見つかったときの扱いは、現場に任せず、施設長が決めます。委員会の開催が抜けている、研修の記録が無い、といった不備は、あとから記録を作って埋めると事実と違う記録になります。いつから抜けていたのかを書き出し、当日は事実として説明する前提で準備します。
AIに任せてよい作業と、任せてはいけない作業はどこで分かれるか
分かれ目は、その作業が書類の中身の事実を変えるかどうかです。一覧を作る、並べ替える、突き合わせる、問いを下書きするといった作業は、事実を変えません。こうした作業はAIに任せられます。記録の文面を作り直す、日付を埋める、加算の要件を満たしているかを判定する、といった作業は事実に関わるので、人がやります。
書類の中身の事実を変える作業は、人がやる
| 作業 | AIに任せるか | 理由 |
|---|---|---|
| 通知文と確認文書の一覧から、資料一覧の表を作る | 任せる | 公開されている資料を並べ直す作業で、利用者の情報を使わない |
| 委員会の開催日を並べ、3月に1回以上の間隔が空いていないかを見る | 任せる | 日付の並びを見るだけで、記録の中身に触れない |
| 運営規程と重要事項説明書で、定員や費用の書き方が食い違っていないかを探す | 任せる（最後は人が確かめる） | どちらの書類も利用者の個人情報を含まない |
| 確認項目から想定問答の下書きを作る | 任せる | 問いの形にするだけで、答えの事実は担当者が書く |
| 抜けている記録を、あとから作る | 任せない | 事実と違う記録になる |
| 加算の要件を満たしているかを判定する | 任せない | 算定の判断は法人が責任を負う。迷う点は指定権者に確かめる |
| 利用者の記録をそのまま読ませる | 法人のルールで決める | 個人情報保護委員会は、個人情報を含む入力は利用目的の範囲内かを十分に確認するよう求めている |
利用者の記録の抜けを探したいときは、記録の題名と日付だけを書き出した一覧をAIに渡します。こうすれば、氏名や病名を入れずに、どの月の記録が無いかを確かめられます。AIに入れてよい情報の線引きは、介護でChatGPTに利用者の情報を入れてよいかで扱っています。法人のルールが無い場合は、法人のAI利用規程はこう作るを先にご覧ください。
資料一覧は、どの形で作ればよいか
資料一覧は、確認項目の1行に、確認文書、保管場所、担当者、状態の4つを並べた表にします。確認項目は運営基準の条文ごとに並んでいるので、この順番のまま作ると、当日に聞かれる順番とずれにくくなります。次の表は、介護老人福祉施設（特別養護老人ホーム）の確認文書の一部を例にした書き方です。
| 確認項目（条文） | 確認文書の例 | 保管場所と担当（書き込む欄） |
|---|---|---|
| 内容及び手続の説明及び同意（第4条） | 重要事項説明書（同意があったことがわかるもの）、入所契約書 | 例：相談室の棚、生活相談員 |
| 指定介護福祉施設サービスの取扱方針（第11条） | 身体的拘束等の記録、適正化のための指針、委員会の開催状況と結果、研修の開催状況と結果 | 例：共有フォルダ、委員会の担当 |
| 施設サービス計画の作成（第12条） | 施設サービス計画（同意がわかるもの）、アセスメントの結果、モニタリングの結果 | 例：記録ソフト、介護支援専門員 |
| 従業者の員数（第2条） | 勤務体制一覧表、勤務実績表、タイムカードなど、資格証の写し | 例：事務室、事務長 |
| 業務継続計画の策定等（第24条の2） | 業務継続計画、研修と訓練の計画及び実績 | 例：共有フォルダ、施設長 |
| 衛生管理等（第27条） | 委員会の開催状況と結果、指針、研修と訓練の実施状況 | 例：看護室、看護職員 |
| 虐待の防止（第35条の2） | 委員会の開催状況と結果、指針、研修の計画及び実績、担当者を置いていることがわかるもの | 例：共有フォルダ、施設長 |
状態の欄には、ある、無い、一部ある、の3つだけを書きます。一部あるの行が、2週目に施設長が扱いを決める行です。介護現場の生産性の向上のための委員会（第35条の3）は、確認項目に令和9年3月31日まで努力義務と書かれています。開催していない場合も、一覧には行を作り、状態を書いておきます。
特養以外のサービスは、運営指導マニュアルの別添で、御法人のサービスの種別のページを開いて同じ形で作ります。障害福祉のサービスは、令和8年6月の集団指導・運営指導マニュアルの別添に、サービスごとの確認項目と確認文書があります。委員会の記録の残し方は、虐待防止委員会の年2回を、証跡として残すと業務継続計画未策定減算の記事でも扱っています。
当日は何を聞かれるか（想定問答25問）
当日の受け答えは、確認項目をそのまま問いの形に直せば準備できます。運営指導マニュアルは、運営指導を、介護サービスの実施状況指導、最低基準等運営体制指導、報酬請求指導の3つに分けています。次の25問は、介護老人福祉施設の確認項目を、問いの形に直して並べました。問いの言い回しは自治体や担当者で変わります。準備では、どの書類を開いて誰が答えるかまでを決めておきます。
| 番号 | 聞かれること | 開く書類 | 答える人の例 |
|---|---|---|---|
| 1 | 平面図と、今の部屋の使い方は合っていますか | 平面図 | 施設長 |
| 2 | 重要事項は誰が説明し、同意をどう残していますか | 重要事項説明書、入所契約書 | 生活相談員 |
| 3 | 入所の順番は、どう決めていますか | 入所検討委員会の会議録 | 生活相談員 |
| 4 | 在宅に戻れるかを、多職種で定期的に話し合っていますか | 入所検討委員会の会議録、施設サービス計画 | 介護支援専門員 |
| 5 | 提供したサービスの内容を、どこに記録していますか | サービス提供記録 | 介護主任 |
| 6 | 身体的拘束等をしている方はいますか。理由と時間の記録はありますか | 身体的拘束等の記録 | 施設長 |
| 7 | 身体的拘束等の適正化の委員会を、3月に1回以上開いていますか | 委員会の開催状況と結果、指針、研修の記録 | 委員会の担当 |
| 8 | 計画を作るとき、本人と家族に面接していますか | アセスメントの結果 | 介護支援専門員 |
| 9 | 計画の同意と、モニタリングの記録はありますか | 施設サービス計画、モニタリングの結果 | 介護支援専門員 |
| 10 | 入浴の回数と、褥瘡を防ぐ体制はどうなっていますか | サービス提供記録 | 介護主任、看護職員 |
| 11 | 栄養管理と口腔衛生の管理を、計画を立てて行っていますか | 栄養ケア計画、栄養状態の記録、口腔衛生の管理計画 | 管理栄養士 |
| 12 | 職員の数と資格は、基準を満たしていますか | 勤務体制一覧表、勤務実績表、タイムカードなど、資格証の写し | 事務長 |
| 13 | 管理者は常勤専従ですか。兼務しているなら内容は適切ですか | 管理者の雇用形態と勤務実績がわかるもの | 事務長 |
| 14 | 被保険者資格と、要介護認定の有効期限を確かめていますか | 介護保険番号、有効期限等を確認している記録 | 生活相談員 |
| 15 | 運営規程に、虐待の防止のための措置に関する事項は入っていますか | 運営規程 | 施設長 |
| 16 | 研修の機会と、ハラスメントを防ぐ方針はありますか | 研修の計画及び実績、ハラスメント防止の方針 | 事務長 |
| 17 | 業務継続計画の研修と訓練を行い、見直していますか | 業務継続計画、研修と訓練の計画及び実績 | 施設長 |
| 18 | 緊急時の対応方法を、年1回以上見直していますか | 緊急時等における対応方法を定めたもの | 看護職員 |
| 19 | 非常災害の計画と、避難訓練、通報の体制はありますか | 消防計画またはこれに準ずる計画、訓練の実施状況、連絡体制 | 防火管理者 |
| 20 | 感染症と食中毒の委員会をおおむね3月に1回以上開き、研修と訓練をしていますか | 委員会の開催状況と結果、指針、研修と訓練の実施状況 | 看護職員 |
| 21 | 個人情報の使用の同意と、退職者を含む職員の秘密保持の誓約はありますか | 個人情報の使用に関する同意書、秘密保持誓約書 | 事務長 |
| 22 | 苦情を受け付けたとき、内容と対応を記録していますか | 苦情の受付簿、対応の記録 | 生活相談員 |
| 23 | 事故のとき、市町村と家族に連絡し、処置を記録していますか | 連絡状況がわかるもの、処置の記録、委員会の記録 | 施設長 |
| 24 | 虐待の防止の委員会、指針、研修、担当者はそろっていますか | 委員会の開催状況と結果、指針、研修の計画及び実績 | 施設長 |
| 25 | 入所定員を上回っていませんか。利用料の領収書を出していますか | 国保連への請求書の控え、請求書、領収書 | 事務長 |
算定している加算の要件は、この25問とは別に、加算ごとに要件を書き出し、満たしていることを示す記録を1行ずつ並べておきます。報酬請求指導で何を確かめるかは、算定している加算によって変わるためです。
読み合わせでは、答える人が書類を開くところまで実際にやります。答えを覚えるより、どの書類のどの頁を開けば答えになるかを、担当者が自分で言える状態を目指します。
指摘を受けたら、法人として何をするか
改善を要する事項があれば、後日、文書で通知が届きます。介護の指導指針は、通知した事項について文書で報告を求めるとしています。理事長と施設長が決めるのは、報告の期限までに誰が何を直すかと、理事会への報告の仕方です。
報酬について、運営指導マニュアルは、加算の算定要件を一つでも満たしていなかった場合は、その加算について自己点検のうえ過誤調整を行うよう指導するとしています。制度の理解不足による誤りと、偽りなどの不正な請求は区別されます。指針は、運営指導の途中で、基準に従っていない状況が著しい場合や不正請求の疑いがある場合などを確認したときは、運営指導を中止して監査に切り替えるとしています。
誤りは自分から整理し、過誤調整で直す
- 後日、文書で通知が届く改善を要する事項と、過誤調整を要する誤り自治体
- 直す担当と期限を決める理事会への報告の仕方もここで決める理事長、施設長
- 文書で報告する通知された事項について報告を求められる事務長
- 自己点検のうえ過誤調整加算の要件を一つでも満たしていなかった場合事務長
準備の段階で誤りに気づいたときに、記録をあとから整えて隠すことは、この区別を自分から崩すことになります。見つかった月と理由を書き出し、指定権者に相談するかどうかを、理事長と施設長で決めてください。
よくある質問
- 確認文書の一覧に載っている書類が1つ無い場合、それだけで基準違反になりますか。
- 一覧に例示されていても運営基準に明記されていない文書は、提出が無くても基準違反にはならないと、厚生労働省の確認項目及び確認文書の冒頭に書かれています。複数の例示のうち1つで目的が達せられるなら、複数を求める必要はないともされています。逆に、運営基準が求める記録そのものが無い場合は別の話です。どちらに当たるかは、条文で確かめてください。
- 記録を電子で管理しています。印刷して並べる必要はありますか。
- 介護の指導指針は、電磁的記録で管理されている書面はディスプレイ上で内容を確認し、印刷した書類の準備や提出は求めないとしています。障害福祉の指導指針も、ICTで書類を管理している事業者にはパソコンの画面上で確認するなどの配慮に留意するとしています。当日は、誰がどの画面を開くかを決めておけば足ります。
- 利用者の記録をAIに読ませて、抜けを探してもよいですか。
- 個人情報保護委員会は、個人情報を含む入力をする場合は利用目的の範囲内かを十分に確認するよう注意を呼びかけています。法人の利用ルールと、使うサービスの扱いを確かめてからにしてください。抜けを探す作業は、記録の題名や日付だけを並べた一覧で行えば、利用者の情報を入れずに済みます。
- 準備の途中で、加算の要件を満たしていない月が見つかりました。どうすればよいですか。
- 記録を作り直して埋めることはしないでください。運営指導マニュアルは、加算の要件を一つでも満たしていなかった場合は、自己点検のうえ過誤調整を行うよう指導するとしています。見つかった月と理由を事実として整理し、指定権者に相談するかどうかを理事長と施設長で決めます。
まとめ
運営指導の通知は、原則として実施日の1か月前までに届きます。揃える書類は、国が示した確認文書に絞れ、原則として前年度から直近の実績分です。3週間を、一覧と担当を決める週、抜けを埋める週、受け答えをそろえる週に分けて進めます。AIには一覧づくりと突き合わせと問いの下書きを任せ、記録の中身と加算の判断は人が持ちます。
通知が届いたら、まず運営指導マニュアルの別添から御法人のサービスの確認項目を開き、窓口になる職員を1人決めてください。
出典
- 厚生労働省老健局長通知「介護保険施設等の指導監督について」（令和4年3月31日 老発0331第6号、最終改正 令和6年3月26日 老発0326第6号）別添1 介護保険施設等指導指針 https://www.mhlw.go.jp/content/001280521.pdf
- 厚生労働省老健局総務課介護保険指導室「介護保険施設等運営指導マニュアル」（令和4年3月策定、令和6年7月改訂）https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/001281524.pdf、別添 確認項目及び確認文書 https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/001281525.pdf（掲載ページ：https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/hukushi_kaigo/kaigo_koureisha/shidou/index.html）
- 厚生労働省社会・援護局障害保健福祉部長通知「指定障害福祉サービス事業者等の指導監査について」（令和8年6月8日 障発0608第1号）https://www.mhlw.go.jp/content/260608-0.pdf、別添1 指定障害福祉サービス事業者等指導指針 https://www.mhlw.go.jp/content/260608-1.pdf、集団指導・運営指導マニュアル別添 確認項目及び確認文書 https://www.mhlw.go.jp/content/260608-22.pdf（掲載ページ：https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/hukushi_kaigo/shougaishahukushi/kanriseibi/index.html）
- 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」（令和5年6月2日）https://www.ppc.go.jp/news/press/2023/230602kouhou/
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出前講座の流れと申し込みを見る最終更新：2026-11-05